A Counterpart International está a recrutar um Oficial de Administração, para Maputo, em Moçambique.
Descrição
- A Counterpart International pretende contratar um/a Oficial de Administração para o Programa “Parceria Cívica para Boa Governação” (PCBG) financiando pela Agência Americana para o Desenvolvimento Internacional (United States Agency for International Development - USAID) que visa reforçar o impacto do activismo cívico para melhorar a governação democrática responsável e efectiva nos sectores de Conservação da Biodiversidade, Alterações Climáticas, Educação, Saúde, Indústria Extractiva, Transparência e Governação Responsável. Durante a vigência do programa a Counterpart ira selecionar e providenciar assistência técnica e financeira até 12 organizações da sociedade civil
Funções
- Reportar a Directora Financeira e de Subvenções e será responsável para assegurar que as actividades diárias e tarefas administrativas são concluídas e devidamente documentadas
- Recursos Humanos: Colaborar com a Directora, Directora Financeira e de Subvenções e com as equipes de Programação e Recursos Humanos baseadas na Sede, para assegurar que o sistema de Recursos Humanos, incluindo as regras e procedimentos para recrutamento e gestão de recursos humanos, são continuamente monitorizadas, actualizadas e estão em conformidade com a lei e de acordo com os padrões e regulamentos da Sede
- Trabalhar com a com as equipes de Programação e Recursos Humanos de forma a apoiar o pessoal sobre questões relacionadas com Recursos Humanos
- Supervisionar os benefícios, escala de ferias, folhas de assiduidade etc, com a documentação apropriada
- Assegurar que os processos do pessoal sejam mantidos e copiados para a Sede, incluindo contractos, descrições de funções, avaliações de desempenho, dados de compensações e planos de desenvolvimento de carreira
- Providenciar o apoio necessário ao pessoal expatriado (autorizações de trabalho e residência)
- Administração: Gerir o escritório da Counterpart em Maputo e supervisionar as necessidades logísticas
- Manter contacto com os provedores de serviços dos escritórios da Counterpart, negociar e cumprir com os contratos de serviços e pagar as contas
- Providenciar apoio administrativo para a execução das actividades do projecto
- Dar assistência logística de viagem ao pessoal de programas
- Responsável pela gestão do fundo de maneio
- Outras tarefas e responsabilidades consoante as solicitações
- Licitação: Administrar o processo de licitação e compra de bens em cumprimento com as normas e regras da Counterpart e regulamento local
- Elaborar e distribuir Requisições para Cotações, recolher ofertas de preços, ajudar a identificar e selecionar fornecedores, verificar o cumprimento das regras e procedimentos da Counterpart e da USAID documentando por escrito o processo
- Fazer a entrega das ordens de compras e outra documentação de licitação de acordo com as necessidades
- Providenciar monitorização administrativa de controle interno e externo: assegurar que toda a documentação deste processo (cartas de porte, listas de embalagem, etc,) esta devidamente classificada e arquivada
- Stocks: Gerir o armazenamento e o inventario (material de logística, escritório e produtos de limpeza)
- Monitorizar o uso de matérias do projecto e assegurar a reposição de stocks
- Assegurar que o inventario do projecto esta actualizado
- Viaturas: Assegurar o uso apropriado das viaturas do projecto, manutenção regular e uso do registro de deslocações das viaturas
- Assegurar transporte para a organização (movimento diário)
- Controlar o consume de combustível e peças
- Supervisionar os motoristas do projecto
- Telecomunicações: Assegurar boa operacionalidade, uso, manutenção e monitorização do equipamento de comunicação (computadores, telefones e celulares)
- Actualizar a lista de contactos
- Informar o pessoal do projecto da operação e normas de uso do equipamento do projecto
Requisitos
- Mínimo de cinco anos de experiência demonstrada em gestão de escritórios, coordenação de logística, administração ou outro trabalho relacionado
- Conhecimentos de informática, incluindo Microsoft Word, Excel e Internet
- Demonstrar capacidades de liderança, organização e analítica, rigor e a habilidade e priorizar metas
- Nível elevado de competências interpessoal e de comunicação
- Capacidade de trabalhar efectivamente num ambiente de equipe assim como parceiros locais e outros intervenientes do projecto
- Experiência com organizações da sociedade civil nacionais é preferencial
- Preferência será dada a possuidores de Licenciaturas ou Nível Técnico em Logística, Administração, Empresarial, Gestão ou outra área relacionada
- Ser fluente em Inglês falado e escrito
- Preferência será dada a cidadãos moçambicanos
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
- Vaga a tempo inteiro com viagens ocasionais no país
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
2. Candidatura