Oficial de Administração (RH, Finanças & Logística) (m/f)

Descrição

• A Handicap International/Humanity & Inclusion, Organização não-governamental humanitária sem fins lucrativos, operando em Moçambique há mais de 25 anos, pretende recrutar para a Província de Tete, um(a) Oficial de Administração para o Projecto Saúde Sexual e Reprodutiva Inclusiva, a ser implementado, em parceria com Médicos com África (CUAMM) e o Centro Internacional de Saúde Reprodutiva em Moçambique (ICRH-M)

Funções

Gestão de Recursos Humanos

• Coordenar, sob supervisão do referente hierárquico, a gestão do processo de recrutamento e selecção, indução, mobilização, seguimento férias, e desmobilização do capital humano da HI
• Participar na avaliação do pessoal e apoiar na identificação e realização de formações, a supervisão do referente hierárquico
• Auxiliar os gestores do seu programa na implementação de políticas de RH (ex.: questões disciplinares, remuneração, implementação de processos e procedimentos)
• Incorporar e transmitir os valores da HI, assegura o respeito pelo código de conduta e políticas institucionais e está atento às atitudes e comportamentos individuais e colectivos esperados
• Assegurar a implementação das normas jurídicas e as alterações à jurisprudência, no que respeita especificamente à legislação laboral e à aplicação do quadro jurídico
• Em caso de resposta a uma emergência, mobiliza e implementa os processos de RH: dimensão da equipa, mecanismos de gestão de linha, coordenação e comunicação, ARCI, relatórios, etc.

Gestão e Controlo Orçamental

• Colaborar na elaboração dos orçamentos de referência da HI (IN, R1, R2, R3) em estreita coordenação com o gestor orçamental do projecto
• Fornecer as informações necessárias (seguimento do orçamento – doador, Sede) ao Gestor Orçamental antes da preparação/revisão do orçamento de referência
• Apoiar na elaboração das previsões contínuas Efectuar o seguimento mensal e trimestral do orçamento, sob supervisão do referente hierárquico
• Efectuar uma análise inicial do seguimento do orçamento e enviar alertas, se necessário, ao gestor orçamental e posteriormente ao Oficial de Finanças
• Assegurar a correcta codificação analítica (códigos tarefas, projecto, financiamento e rúbrica doador), dentro de seu escopo de responsabilidade

Apoio na Gestão dos Doadores

• Respeitar o retroplaning dos relatórios do Doador
• Preparar os relatórios financeiros dos doadores e posterior envio para o Oficial de Finanças
• Apoiar na organização de documentos para as auditorias da sede ou a auditoria solicitada pelo doador em estreita colaboração com o referente hierárquico
• Comunicar às actualizações na tabela de afectação doadores (TAFF), ao Oficial de Finanças
• Apoio na revisão da proposta de análise para posterior assinatura de Memorandos com o doador e/ou Parceiros, etc.

Gestão de Tesouraria

• Coordenar com o gestor orçamental a elaboração da previsão mensal de tesouraria e rever a relevância do fundo solicitado antes do envio ao Gestor Financeiro
• Assegurar a disponibilidade de fundos no projecto
• Assegurar a correcta gestão dos livros “diário de Caixa e Bancos” (gestão do cofre, arrolamento dos créditos/débitos, contagens semanais, mensal, reconciliações bancárias, despesas dos parceiros), entre outros

Gestão Logística

• Acompanhar a gestão das viaturas ao nível de Maputo e bases
• Monitorar o estado das viaturas, fazendo recomendações (ex.: controle de uso de combustível, recomendar manutenção e/ou reparação)
• Fazer o acompanhamento (renovação e/ou pagamento de impostos ou mensalidades associadas) de contratos de seguro automóvel, segurança física e de comunicação (em escritórios e ou casas protocolares)
• Contribuir para a orçamentação de uso e reparações dos veículos, sempre que necessário
• Preparar o relatório mensal (vehicle follow-up)
• Fazer a alocação de tarefas para o(s) motorista(s)
• Actualizar, com regularidade, o quadro de necessidades de transporte (ex.: deslocações oficiais da equipa, distribuição de expediente)
• Zelar pela boa gestão e manutenção do escritório, casas dos expatriados e equipamentos
• Organizar manutenções regulares (ex: extintores, ar condicionados, etc.)
• Fazer os contractos de Segurança para escritórios e casas. Organizar pagamentos dos mesmos
• Fazer o acompanhamento do consumo de consumíveis
• Realizar, regularmente, inventários dos equipamentos e, com a supervisão do referente hierárquico, actualizar o EMC (Equipment Monitoring Chart)
• Gerir o equipamento técnico (telefones e laptops/desktops), sob supervisão do referente hierárquico

Requisitos

• Nível mínimo de Licenciatura em Gestão, Contabilidade ou áreas similares
• Mínimo de dois (2) anos de experiência em funções similares (competências técnicas validadas nas áreas de Finanças, Recursos Humanos e Logística)
• Disponibilidade imediata
• Boas habilidades analíticas, de síntese e escrita
• Domínio do português falado e escrito, conhecimentos básicos em Inglês
• Fortes capacidades de comunicação e de elaboração de relatórios
• Conhecimentos sólidos em informática: Pack Office, MS Office (Excel, Word e PowerPoint), Software de Contabilidade (ex.: Navision)
• Conhecimento da Legislação Laboral, do quadro regulamentar em matéria de fiscalidade, contabilidade e impostos
• Conhecimentos em matéria de informação financeira e seguimento na área das ONG’s

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Os/As candidatos (as) com a experiência e as qualificações acima exigidas são convidados (as) a submeter o CV em Português e/ou Inglês e uma carta de candidatura que deve referir especificamente aos requisitos desta posição
• Encorajamos candidaturas de mulheres e pessoas com deficiência