Oficial de Compras (m/f)

Descrição

• A Abt Associates, uma empresa Norte Americana de consultoria, Pesquisa e assistência técnica, administra o programa do Controlo de Vectores financiada pela USAID. O programa irá apoiar a Iniciativa Presidencial da Malária (PMI), bem como a USAID para planear e implementar uma abordagem integrada de controlo vectorial com o objectivo geral de reduzir o peso da malária
• A Abt implementou a pulverização intra-domiciliaria para o PMI desde 2011, oferecendo programas de pulverização intra-domiciliaria de alta qualidade e recolhendo os dados entomológicos de controlo de vectores mais abrangentes do mundo. Sob este contrato, a Abt irá expandir a monitoria entomológica para orientar os programas focados nas redes mosquiteiras tratadas com insecticida e a pulverização intra-domiciliaria e irá continuar a auxiliar o PMI na redução do peso da malária através da pulverização intra-domiciliaria e da capacitação em 22 países africanos onde a malária é endémica, incluindo Moçambique. A Abt também irá continuar a apoiar o PMI na monitoria e avaliação da pulverização intra-domiciliaria, bem como na conformidade ambiental
• A Abt PMI Vectorlink tem em aberto a vaga de Oficial de Compras, que estará sob a supervisão do Coordenador de Compras e IEC, e ira apoiar nos processos de compra e nas funções administrativas do projecto

Funções

• Auxiliar na gestão de aquisições locais, procedimentos de desembaraço aduaneiro, controlo de inventário e o processo logístico do projecto
• Manter a estrita conformidade com as políticas e procedimentos governamentais dos EUA
• Lançar as ordens de compra no Quicken, digitalizando e anexando todos os documentos
• Assistência na recepção e seguimento de bens adquiridos/comprados
• Actualizar e manter um dispositivo de controlo de inventário preciso
• Auxiliar na elaboração de Pedido de Cotações (RFQ) e Pedido de Propostas (RFP)
• Apoio na preparação de Ordens de Compra e Contratos para as matérias-primas
• Planeamento e coordenação dos contratos públicos de bens e serviços
• Consultar e instruir os departamentos sobre as estratégias de compras com os fornecedores e os processos e os processos necessários de aquisição
• Administração de Propriedades - Etiquetar e rastrear activos e bens controláveis em todo o projecto, tratar das necessidades de movimentação e armazenamento para todos os departamentos, assegurando o cumprimento dos requisitos de retenção de registos do programa
• Resolver questões relacionadas com os bens entregues, utilizando iniciativas, estabelecendo contactos com todas as partes e seguindo processos padronizados, com vista a garantir a resolução atempada e exacta dos problemas Reservar e localizar as acomodações em colaboração com o pessoal do projecto
• Ajudar na planificação logística das reuniões/seminários/formações, fornecendo a localização e os materiais, bem como supervisionar o processo de pagamento das ajudas de custo diárias e dos lanches/refeições
• Auxiliar e liderar, se delegado pelo gerente de Aquisições, na realização de aquisições, incluindo a identificação de provedores de serviços confiáveis, avaliação de cotações, preparação da análise de propostas, formulação de recomendações após a aprovação, solicitação de facturas
• Manter e actualizar listas de inventário mensais, excluindo o armazém que será controlado pelo Coordenador de Programa e Logística
• Garantir o uso adequado de bens, materiais e equipamentos no escritório
• Controlar o stock de material de escritório, garantindo uma preparação atempada e adequada dos planos de aquisição para o escritório e o projecto
• Monitorar e prever os próximos níveis de pedidos e acompanhar os níveis de inventário
• Manter registos de todos os documentos recebidos
• Gerir o transporte de mercadorias para locais do campo
• Reservar e localizar as acomodações dos funcionários da VL em Quelimane e nos distritos
• Ajudar na planificação logística das reuniões/seminários/formações, fornecendo a localização e os materiais, bem como coordenar o processo de pagamento das ajudas de custo e dos lanches/refeições
• Tratar do processo de preenchimento de livros de controlo pelos motoristas e resumir em Excel para acompanhar o consumo de combustível
• Auxiliar os motoristas no processo de preenchimento de Folhas de Horas e de Relatórios de Despesas de Viagem e de Adiantamento de Viagem
• Executar tarefas gerais do escritório para incluir, mas não se limitar a: fotocópia, correspondência e arquivo
• Assinar e distribuir pacotes UPS/Fed Ex/DHL Skynet
• Responsável pela compra de móveis de escritório e material de escritório.
• Coordenar e manter registos de espaço de escritório do pessoal, telefones, estacionamento, chaves do escritório da empresa
• Aquisição de bilhetes e alguns pagamentos
• Gerir o fundo de maneio do escritório
• Reservar táxis, correios, hotéis, etc.

Requisitos

• Formação mínima em Logística, Gestão Empresarial, Administração ou outra área relevante; a Licenciatura é considerada preferencial
• Pelo menos três (3) anos de experiência profissional relevante, com experiência significativa em matéria de aquisições e tarefas administrativas
• A experiência em programas de desenvolvimento financiados pela USAID com elevado volume de aquisições e um conhecimento profundo dos Regulamentos de Aquisição Federais e da AID

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae
• Cópia dos Certificados de Habilitações Literárias

2. Candidatura

• Envie um email para abtvectorlinkmoz.tec@gmail.com e indique o assunto "Oficial de Compras"