Oficial de Logistica (m/f)

Descrição

• O/A Oficial de Logística é uma posição nacional da Johanniter International Assistance em Moçambique. O objectivo geral do cargo é gerir todos os tópicos relacionados com a Logística para o programa do país Johanniter em Moçambique, assegurando que a qualidade está de acordo com os padrões internos Johanniter, doadores e partes interessadas, e apoiar as organizações parceiras de Johanniter com os mesmos
• Objectivo geral do trabalho: O/A Oficial de Logística será responsável por todo o apoio logístico do Escritório Nacional de Moçambique em todos os locais, assegurando que todas as aquisições dos projectos estejam de acordo com as orientações de Johanniter e dos doadores. O/A Oficial de Logística também dará apoio às organizações parceiras em todos os requisitos logísticos e assegurará a conformidade com as directrizes de Johanniter e dos doadores
• Reporta para: Gestora de Programas Sénior (supervisão de primeira linha) e Chefe de Missão (supervisão da segunda linha)
• Recebe orientação técnica de: Global Support Unit – Logistics/HQ Logistics Desk
• Presta orientação técnica a: Todos os departamentos do Escritório Nacional Johanniter e Organizações Parceiras
• Substituída por: Assistente de Logística
• A vaga será baseada em Pemba, Cabo Delgado com viagens frequentes aos locais do projecto e ao escritório de Maputo

Funções

Operacional/Gestão Logística (70%)

• Responsável pela gestão de todos os temas relacionados com a Logística (incluindo aquisições) para o Escritório Nacional de Moçambique e pelo apoio às organizações parceiras no mesmo
• Trabalhar em estreita colaboração com a Unidade de Apoio Global - Logística e a unidade logística da sede para melhorar os sistemas e processos logísticos em projectos Johanniter e em organizações parceiras
• Apresentar relatórios mensais de Logística a Chefa de Missão, de acordo com as políticas e procedimentos de Johanniter
• Submeter à GSU-Logística relatórios mensais de encerramento logístico de forma atempada
• Participar no desenvolvimento de orçamentos e narrativas de projetos, fornecendo apoio em aspectos e requisitos logísticos
• Participar no processo de avaliação de parceiros, fornecendo feedback relacionado à Logística para o processo global de tomada de decisão
• Assegurar um planeamento eficaz das aquisições dos projectos de acordo com as directrizes Johanniter e dos doadores e as leis nacionais locais
• Assegurar que os princípios gerais de aquisição são seguidos, incluindo transparência, relação preço-qualidade, aquisição não-discriminatória e ética, etc.
• Assegurar o cumprimento dos procedimentos de aquisição Johanniter e das directrizes dos doadores e garantir que todos os documentos de apoio necessários estejam disponíveis para cada compra
• Apoiar a Chefa de Missão na estrita adesão do programa e do pessoal de apoio às regras e regulamentos de Johanniter e dos doadores
• Processar os pedidos de aquisição de forma atempada, assegurando simultaneamente a completude e precisão através de um acompanhamento regular com os departamentos de Programas e Finanças
• Manter um sistema preciso de arquivamento, tanto física como eletronicamente, assegurando que a documentação de suporte para as processos de aquisições e outros processos de Logística sejam arquivadas com segurança
• Executar a aquisição de bens, serviços e obras garantindo que as compras sejam da qualidade certa, nas quantidades certas, ao preço certo, entregues no lugar certo, no momento certo
• Assegurar que seja mantido um sistema de seguimento de compras actualizado para todas as compras
• Inspeccionar a qualidade dos bens recebidos e fornecimento da lista de fornecedores pré-aprovados, incluindo o planeamento independente das aquisições do projecto, em conformidade com as directrizes Johanniter e as directrizes de aquisições dos doadores, bem como com a legislação nacional
• Verificar a qualidade dos bens recebidos de acordo com as especificações fornecidas pelo pessoal requerente
• Alocação de documentos dos ativos e assegurar que eles sejam etiquetados, rastreados, mantidos e utilizados da maneira mais apropriada
• Assegurar uma gestão de inventário adequada, com atenção cuidadosa à manutenção de registos, fluxo de inventário, verificações de inventário físico, condições de armazenamento, segurança e manutenção das instalações
• Fornecer apoio ao pessoal do Programa para assegurar que os aspectos logísticos dos relatórios dos doadores sejam devidamente tratados
• Responsável pela manutenção e supervisão das reparações necessárias nas instalações de Johanniter de propriedade e/ou geridas pela Johanniter
• Responsável por assegurar o uso e manutenção adequados de todo o equipamento electronico e de comunicação
• Fornecer apoio às organizações parceiras Johanniter com todos os aspectos acima mencionados da gestão logística através de aconselhamento e direção, e/ou participação direta nos processos. Assegurar a implementação eficiente, oportuna e de qualidade das aquisições, gestão de frota, gestão de ativos e todas as outras áreas relevantes da logística

Apoio e Desenvolvimento de Capacidades (29%)

• Apoio na organização e realização de treinamentos para organizações parceiras
• Fornecer feedback ao pessoal de logística/pontos focais dos parceiros sobre os processos de aquisição e a qualidade da documentação de acordo com Johanniter e as orientações dos doadores
• Participar em visitas de monitoramento de parceiros para atividades do projeto, fornecendo suporte logístico, de compras e de relatórios
• Treinar o pessoal de logística do parceiro para assegurar o cumprimento das directrizes

Outros (1%)

• Assegurar o cumprimento da documentação de viagem e documentação relacionada para o pessoal
• Desempenhar quaisquer outras funções e tarefas que possam ser atribuídas pela Gestora Sênior de Programas ou a Chefa de Missão

Requisitos

• Estudos relevantes de uma universidade reconhecida (de preferência em Compras Logísticas) ou um mínimo de 4 anos de experiência relevante
• Fluência em Português escrito e falado
• Experiência em conformidade com requisitos de doadores externos (por exemplo, AA, BMZ, ECHO, USAID) e requisitos legais de conformidade
• Alto grau de literacia informática
• Capacidade comprovada de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe internacional
• Conhecimento e experiência com estruturas logísticas modernas
• Vantagem: Experiência de trabalho no sector humanitário e/ou de desenvolvimento
• Vantagem: Proficiência em inglês escrito e/ou falado será uma grande vantagem para o candidato
• Fortes competências organizacionais, de planeamento e de análise
• Excelente capacidade de comunicação verbal e escrita
• Capacidade de trabalhar bem em um ambiente multicultural em locais múltiplos e remotos
• Capacidade de apresentar conceitos logísticos a todas as partes interessadas, incluindo pessoal e gestores não-logísticos
• Auto-motivado com a capacidade de se adaptar a situações e necessidades volateis
• Disposição para viajar
• Capacidade de definir prioridades e trabalhar sob pressão
• Vontade de estar baseado em Pemba, Cabo Delgado

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados