Oficial de Suporte

Funções

• Sob supervisão do Gestor de Programa, o Oficial de Suporte é responsável pela execução de todas as actividades inerentes ao quotidiano de suporte administrativo e financeiro geral a nível da província, o que inclui contabilidade, procurement, logística e gestão patrimonial, assim como coordenação das acções de organização/gestão geral do escritório. As responsabilidades específicas incluem mas não se limitam às seguintes:

Contabilidade

• Preparar correcta e atempadamente os resumos analíticos dos saldos de adiantamentos de fundos e obter confirmações necessárias
• Zelar pelo tratamento contabilístico da informação sobre as operações gerais da PSI, a nível regional, especialmente no tange à venda e distribuição
• Garantir a verificação criteriosa dos justificativos e posterior preparação de vouchers
• Garantir que todos os vouchers estejam correctamente registados no sistema QuickBooks
• Fazer reconciliações sistemáticas das contas bancárias
• Preparar, analisar e distribuir relatórios periódicos sobre adiantamentos de fundos
• Prestar apoio na planificação e orçamentação mensal e/ou anual de actividades
• Garantir a observância de todas as obrigações fiscais inerentes à área de contabilidade
• Coordenar a organização e arquivo metódico da documentação de âmbito contabilístico

Administração

• Assegurar o funcionamento pleno e satisfatório dos serviços inerentes à recepção e imagem institucional a nível do escritório
• Controlar o envio e/ou recepção da correspondência
• Controlar a agenda diária dos motoristas e garantir a distribuição racional das tarefas
• Prestar apoio na preparação de diversa correspondência e outros documentos inerentes às actividades por si desenvolvidas
• Coordenar a limpeza/desinfecção e organização geral (interna e externa) dos escritórios
• Controlar e avaliar a qualidade dos serviços prestados pelas empresas de segurança privada e de limpeza contratadas pela PSI
• Interceder na requisição de aquisição dos materiais de escritório e produtos alimentares para copa (café, açúcar, etc.) zelando sempre pelo controlo dos consumos mensais

Património

• Realizar a inventariação periódica do património e doutros bens da PSI a nível da província, garantindo que os dados físicos/existentes correspondam sempre aos registos efectuados
• Controlar os bens e actualizar sistematicamente a base de dados, assim como assegurar a execução das reconciliações periódicas junto com a Equipa de Finanças, a nível central
• Preparar e apresentar relatórios periódicos, ao seu supervisor, sobre o desenvolvimento das suas actividades nesta área e ser capaz de responder oportunamente sobre a situação patrimonial da PSI, a nível da províncial, sempre que lhe for solicitado

Procurement

• Garantir que o Plano de Aquisições, a nível regional, esteja sempre actualizado e que a sua implementação seja eficientemente executado em conformidade com as políticas e procedimentos da PSI
• Coordenar o processo de aquisição de bens e serviços, em observância das regras dos doadores e demais políticas e procedimentos de Procurement vigentes na PSI
• Assegurar a inspecção da qualidade dos bens/serviços fornecidos, em coordencao com os departamentos requisitantes, antes da recepção/aceitação dos mesmos

Logística & Frota

• Em coordenaçao com a equipa de Logística e Frota, realizar a gestão da frota e produção de relatórios de uso de viaturas, através do Log book e outros sistemas de monitoria em uso na organização
• Assegurar a realização de inventários/contagens físicas de bens, mensalmente, no armazém local e no do parceiro privado
• Zelar pela monitoria das transacções de inventário, assim como desenvolver relatórios de análise de inventario e suas variações

Recursos Humanos

• Organizar e manter actualizados/confidenciais todos os ficheiros/processos individuais dos trabalhadores a nível do escritório provincial
• Garantir que todos documentos obrigatórios actualizados (Horário de Trabalho, Plano de Férias, Apólice de Seguro de Acidentes de Trabalho, Regulamento Interno aprovado, etc.) estejam sempre disponíveis a nível do escritório provincial
• Coordenar o preenchimento correcto e envio atempado de Timesheets à equipa de RH
• Prestar apoio na realização, finalização e envio das Avaliações Anuais de Desempenho dentro do prazo definido pela Equipa de Recursos Humanos
• Em coordenação com a Equipa de Recursos Humanos, a nível central, interagir com as autoridades de tutela laboral, sobretudo com o INSS para tramitação de processos diversos

Requisitos

• Formação média ou superior em contabilidade, auditoria ou gestão financeira
• No mínimo cinco anos de experiência em contabilidade, consolidada em trabalho em ONG’s
• Proficiência na utilização do sistema QuickBooks, MS Office e outros softwares relevantes
• Experiência relevante em actividades gerais de suporte administrativo, principalmente no que tange à logística, frota e gestão de armazéns (recepção, inventariação e movimentação de stocks)
• Domínio da fiscalidade e demais normas que regem a área de contabilidade/finanças
• Excelente capacidade de coordenar actividades, supervisionar, capacitar e motivar pessoas
• Elevada personalidade, capacidade de análise, organização e negociação
• Conhecimento das regras e regulamentos dos doadores internacionais
• Proficiência na comunicação oral e escrita em português, e conhecimentos sólidos de inglês
• Dinamismo, integridade e habilidade de pensar/trabalhar de forma independente
• Predisposição e orientação estratégica para executar múltiplas tarefas dentro da equipa
• Nacionalidade moçambicana

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados