Vaga

Recepcionista / Assistente de Escritório

The Aga Khan Academy Maputo

A Fundação Aga Khan (AKF), agência de desenvolvimento internacional sem fins lucrativos, pretende recrutar uma Recepcionista / Assistente de Escritório para Maputo.

Funções
  • Responsável por todos os aspectos administrativos, em coordenação com o(a) Gestor(a) Administrativo(a)
  • Supervisionar o fluxo de trabalho administrativo de rotina do escritório regional AKF em Pemba
  • Assegurar a observância dos procedimentos administrativos e apoiar o pessoal
  • Elaborar e implementar guiões para o funcionamento da recepção
  • Assegurar o bom funcionamento e manutenção do equipamento do escritório e instalações
  • Auxiliar em actas das reuniões tal como exigido
  • Preparar todos os acordos de arrendamento de propriedades, manutenção e manter uma programação de pagamentos de contratos
  • Garantir os pagamentos de facturas em tempo útil, rendas de instalações, serviços temporários, contratos de qualquer função administrativa rotineira da AKF
  • Coordenar e preparar deveres e tarefas dos Guardas do escritório e os das casas de hóspedes
  • Responsável pela elaboração de todos os tipos de contratos de manutenção e de prestação de serviços
  • Fazer chamadas telefónicas de acordo com os pedidos
  • Usar o sistema de intercom para transferir chamadas e anunciar visitantes
  • Enviar e receber faxes e correspondências
  • Receber todos os visitantes da AKF de forma cordial
  • Controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas fazendo cumprir as normas de segurança da AKF
  •  Manter lista actualizada dos números de telefone frequentemente utilizados
  • Fazer fotocópias, de acordo com os pedidos
  • Fazer reservas de viagens e alojamento para o staff conforme as necessidades
  • Manter todos os formulários disponíveis para o staff
  • Preparar correspondências, de acordo com as necessidades
  • Receber e efectuar a entrada de correspondências e distribuir ao destinatários
  • Supervisão dos funcionários
  • Garantir que todos os procedimentos administrativos, os sistemas de gestão e de normas acordadas pela AKF estão a ser cumpridas
Requisitos
  • 12ª Classe ou grau universitário com pelo menos dois anos de trabalho na área de Secretariado e de Administração
  • Excelente habilidades oral e escrita da língua Inglês e Português
  • Conhecimento de informática (MS Word, Excel, Outlook, internet, scanner e outros)
  • Capacidade de interagir eficazmente com pessoal
  • Capacidade de executar várias actividades em simultâneo
  • Conhecimentos de Inglês será uma vantagem
Notas
  • Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
  • Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
  • Carta de Apresentação
  • Curriculum Vitae
  • Cópias dos certificados de habilitações literárias
  • Referências
2. Candidatura
Esta vaga não aceita mais candidaturas

Detalhes

Perguntas Frequentes

Como posso candidatar-me a vagas através do emprego.co.mz?

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