A Fundação Aga Khan (AKF), agência de desenvolvimento internacional sem fins lucrativos, pretende recrutar uma Recepcionista / Assistente de Escritório para Maputo.
Funções
- Responsável por todos os aspectos administrativos, em coordenação com o(a) Gestor(a) Administrativo(a)
- Supervisionar o fluxo de trabalho administrativo de rotina do escritório regional AKF em Pemba
- Assegurar a observância dos procedimentos administrativos e apoiar o pessoal
- Elaborar e implementar guiões para o funcionamento da recepção
- Assegurar o bom funcionamento e manutenção do equipamento do escritório e instalações
- Auxiliar em actas das reuniões tal como exigido
- Preparar todos os acordos de arrendamento de propriedades, manutenção e manter uma programação de pagamentos de contratos
- Garantir os pagamentos de facturas em tempo útil, rendas de instalações, serviços temporários, contratos de qualquer função administrativa rotineira da AKF
- Coordenar e preparar deveres e tarefas dos Guardas do escritório e os das casas de hóspedes
- Responsável pela elaboração de todos os tipos de contratos de manutenção e de prestação de serviços
- Fazer chamadas telefónicas de acordo com os pedidos
- Usar o sistema de intercom para transferir chamadas e anunciar visitantes
- Enviar e receber faxes e correspondências
- Receber todos os visitantes da AKF de forma cordial
- Controlar o fluxo de entrada e saída de pessoas fazendo cumprir as normas de segurança da AKF
- Manter lista actualizada dos números de telefone frequentemente utilizados
- Fazer fotocópias, de acordo com os pedidos
- Fazer reservas de viagens e alojamento para o staff conforme as necessidades
- Manter todos os formulários disponíveis para o staff
- Preparar correspondências, de acordo com as necessidades
- Receber e efectuar a entrada de correspondências e distribuir ao destinatários
- Supervisão dos funcionários
- Garantir que todos os procedimentos administrativos, os sistemas de gestão e de normas acordadas pela AKF estão a ser cumpridas
Requisitos
- 12ª Classe ou grau universitário com pelo menos dois anos de trabalho na área de Secretariado e de Administração
- Excelente habilidades oral e escrita da língua Inglês e Português
- Conhecimento de informática (MS Word, Excel, Outlook, internet, scanner e outros)
- Capacidade de interagir eficazmente com pessoal
- Capacidade de executar várias actividades em simultâneo
- Conhecimentos de Inglês será uma vantagem
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
- Cópias dos certificados de habilitações literárias
- Referências
2. Candidatura