Responsável Logístico e de Aquisições

Funções

Gestão Logística

• Em coordenação com a equipa do projecto, fornecer apoio necessário para a logística relacionada com o projecto
• Compilar, rever e apresentar relatórios logísticos mensais relevantes, de acordo com os procedimentos da Helpcode
• Assegurar a verificação regular do inventário físico de todos os bens e equipamentos, que existam condições de armazenamento adequadas, e que a segurança de tais itens é garantida
• Assegurar a manutenção, gestão e funcionalidade de todo o equipamento e bens dos escritórios Provinciais
• Manter uma documentação e sistemas de arquivo organizados, completos e precisos, tanto de forma eletrónica como em papel
• Treinar e fornecer apoio contínuo aos parceiros de implementação em processos de aquisição relacionados com o projecto, assegurando a conformidade com as orientações relevantes da Helpcode e dos doadores
• Organizar cartas de isenção, organizar o transporte de bens a serem transferidos entre o escritório/armazém de Chimoio e os locais de implementação do projecto; assegurar a inspecção pós-entrega e confirmação da recepção dos bens
• Gerir o transporte de equipas durante as viagens de campo, o que inclui a reserva de veículos e voos para o pessoal e parceiros quando for necessário
• Apoiar o planeamento orçamental do projecto no que diz respeito aos requisitos logísticos
• Apoiar o Representante Nacional na implementação e actualização dos aspectos logísticos do plano de segurança para Província de Manica para assegurar que os recursos e instalações estejam sempre conforme aos procedimentos de segurança

Aquisições

• Garantir que os parceiros de implementação e o pessoal da Helpcode cumprem as directrizes de aquisições da Helpcode e do doador
• Assegurar que Helpcode e os parceiros implementadores têm planos de aquisições actualizados, revistos trimestralmente
• Manter um cadastro de aquisições preciso e actualizado para os escritórios da Província de Manica
• Lançar, avaliar e assegurar que os concursos relativos ao projecto são adjudicados de forma justa e transparente, cumprindo as regras e regulamentos da Helpcode e do doador
• Apoiar os parceiros de implementação com processos de concurso quando solicitado ou quando necessário de acordo com o valor do concurso
• Assegurar que os bens, serviços e obras adjudicados no âmbito do projecto são da qualidade certa, nas quantidades certas, ao preço certo, entregues no local certo, no momento certo
• Inspecionar e assegurar a qualidade dos bens recebidos, contratando peritos técnicos sempre que necessário
• Assegurar que as cópias de todos os ficheiros de compras arquivados no escritório de Chimoio são armazenadas de forma correta e segura
• Analisar a documentação de compras do escritório e dos parceiros, para que seja completa e exacta, fornecendo feedback atempado aos parceiros, finanças, programas e administração, quando necessário

Outros

• Gerir todos os contratos de fornecedores
• Desenhar, implementar, e monitorar os procedimentos logísticos da equipa de projecto de acordo com os procedimentos da Helpcode
• Fornecer comentários às organizações parceiras e ao coordenador de projecto relativamente aos processos de aquisição e à qualidade da documentação
• Implementar sistemas para melhorar a transparência, assegurando a existência de procedimentos antifraude adequados
• Efectuar inspeções regulares e verificações pontuais, para assegurar a melhor utilização dos bens e recursos dos escritórios Provinciais
• Realizar visitas regulares aos locais de projecto no terreno para acompanhar a qualidade da logística e dos procedimentos de aquisição
• Envolver-se proactivamente com os referentes de cada área (administrativa, técnica) onde há necessidade de melhorias, assegurar uma boa coordenação e partilha de informação adequada, e abordar preocupações/problemas comuns com o objectivo de procurar soluções
• Apoiar na monitoria da segurança, especialmente durante as visitas de campo
• Participar em avaliações logísticas dos parceiros
• Representar a Helpcode em fóruns e redes relevantes de aquisição e logística
• Desempenhar outras funções correlatas que podem ser atribuídas pelo seu referente directo

Requisitos

• Nacionalidade moçambicana
• Curso ou Licenciatura em áreas de Contabilidade, Administração, Procurement, Logística ou outras áreas relevantes
• 4 anos de experiência em áreas similares; experiência com ONGs nacionais ou internacionais e conhecimento dos procedimentos da União Europeia é uma mais-valia
• Excelente domínio do pacote Excel e Word
• Fluência em Português falado e escrito
• Fluência em Inglês falado e escrito
• Facilidade de comunicação e capacidade de enfrentar problemáticas e propor soluções
• Capacidade de trabalhar sob pressão, com prazos apertados
• Capacidade de gerir várias tarefas, contextualmente
• Experiência em gestão, planificação e coordenação operacional de frotas
• Experiência em programas financiados por doadores é uma vantagem
• Boas habilidades de comunicação escrita e oral
• Carta de condução profissional é uma vantagem

Processo de Candidatura

• Helpcode Italia com seus parceiros convida por este meio candidatos individuais elegíveis a apresentarem as suas candidaturas através do envio dos seguintes documentos:
• Curriculum Vitae com indicação de pelo menos três referências contactáveis
• Carta de Apresentação
• 3 (três) cartas de recomendação
• Diplomas/certificados de habilitações literárias

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Helpcode Italia, em consórcio com a Fundação para o Desenvolvimento da Comunidade, Grupo de Mulheres pela Partilha de Ideias de Sofala, o Departamento de Geografia da Faculdade de Letras e Ciências Sociais da UEM e Progetto Mondo, está em fase de implementação do projecto denominado “DELPAZ Manica – Construindo a paz e a coesão social através do desenvolvimento económico inclusivo e sensível ao género” financiado pela Agência Italiana de Cooperação para o Desenvolvimento (AICS) através do programa “DELPAZ – Desenvolvimento Local para a Consolidação da Paz em Moçambique”
• No âmbito do referido projecto o Consórcio pretende recrutar para o seu escritório na Província de Manica um responsável logístico e de procurement, a ser baseado na cidade de Chimoio, com possíveis deslocações aos distritos de Bárruè, Guro, Tambara, Gondola e Macossa
• Encoraja-se candidatura de mulheres