Secretária Executiva

Funções

• Será responsável por fornecer suporte administrativo de alto nível ao PCA
• Irá lidar com solicitações de informações
• Preparar conferências ou eventos internos
• Manter a agenda de reuniões e tarefas do PCA em dia
• Agendar reuniões e organizar a sala de conferência do PCA
• Actualizar e executar funções administrativas, como tratar e priorizar toda correspondência de saída ou de entrada, receber visitantes, preparar relatórios, organizar teleconferências, agendar reuniões, participar de reuniões e elaborar actas, preencher documentos, manter registos electrónicos e físicos, garantindo que as informações sejam organizadas e facilmente acessíveis
• Preparar relatórios e cartas, sempre que necessário
• Preparar planilhas
• Preparar documentos confidenciais e sensíveis do PCA
• Coordenar as actividades relacionadas com a agenda do PCA
• Determinar assuntos de prioridade máxima e lidar adequadamente
• Ajudar a preparar o orçamento do escritório se necessário
• Planear eventos e actividades voluntárias
• Manter os procedimentos de escritório em funcionamento
• Coordenar planos de viagem, preparar itinerários, compila e mantém comprovantes e registros de viagem
• Operar equipamentos de escritório, como máquina de fotocópia e scanner
• Coordenar comités e forças-tarefa
• Directrizes de retransmissão, instruções e atribuição aos executivos
• Receber e retransmitir mensagens telefónicas
• Direccionar as actividade para o público em geral de modo que tenham um funcionamento apropriado

Requisitos

• Licenciatura concluída em Administração Pública, ou Marketing e Relações Públicas, ou Gestão de Empresas, ou Gestão Comercial, ou Gestão de Negócios ou Gestão de Projectos
• Cinco anos de experiência na área
• Boa apresentação
• Falar razoavelmente Inglês e fluente em Português
• Domínio de informática nos pacotes de (Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, etc.) experiência em operar com sistemas operativos
• Experiência em atendimento de clientes internos e externos
• Boas relações públicas
• Dinamismo e proactividade
• Excelentes habilidades de comunicação e adaptação em ambiente multicultural

Benefícios

• A possibilidade de trabalhar numa empresa que oferece condições salariais compatíveis com o grau de experiência e nível de responsabilidade da função, bem como, oportunidades de desenvolvimento pessoal

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados