A Concern Worldwide está a recrutar um Secretaria / Recepcionista, para Maputo.
Funções
- Organizar a logística dos treinamentos e reuniões locais
- Atender o telefone e fazer marcação de reuniões e outros
- Gerir as chamadas de forma eficiente assegurando que as mesmas são feitas atempadamente e manter o seu registo, debitando as chamas internacionais (pessoais)
- Anotar e encaminhar os recados a tempo e horas
- Assegurar que o equipamento telefónico, fotocopiadora, Fax, etc são usados e mantidos de forma eficiente e económica e reportar qualquer mau funcionamento a Administradora e requisitar a sua reparação ou aquisição
- Manter um inventário claro e preciso sobre os telefones disponíveis para visitantes, modem e satélites
- Manter uma lista actualizada dos contactos de telefone de todos os colaboradores a nível nacional
- Efectuar pagamentos relacionados com rendas, água, Luz, telefone e outros.
- Efectuar compras com fluxo relacionados com a casa de hóspedes, escritório, casa de expatriados.
- Assegurar as manutenções e reparações da casa de hóspedes, casa de expatriados e escritório, requisitando o material de trabalho necessário
- Efectuar o inventário das casas de Hóspedes e de expatriados
- Gerir o pessoal de limpeza e planificar o trabalho do pessoal directamente subordinado a si
- Comunicar a administradora atempadamente sobre incidentes relacionados com segurança no escritório, casa de hóspedes, casa de expatriados.
- Gerir e manter organizado o arquivo da Administração
- Fazer as reservas de passagens, acomodação e organização de transporte para os colaboradores e visitante em movimento Fazer a revisão de desempenho dos colaboradores directamente subordinados a si
- Fazer o registo de todos os CV’s recebidos no formato adequado e organizar nas pastas e encaminhar para o RH
- Controlar o economato e requisitar a reposição do material
- Efectuar o controlo do stock do economato
- Apoiar na preparação e submissão de documentos de finanças
- Quando solicitado apoiar o parceiro da Concern HWW
- Receber visitas ao escritório do Concern
- Assegurar que nenhuma pessoa estranha a Concern tenha acesso as premissas sem ser devidamente anunciada
- Substituir a administradora sempre que necessário
- Outras que lhe sejam requisitadas
Requisitos
- Nível médio de escolaridade/ técnico médio de contabilidade
- Conhecimentos sólidos de administração, protocolo e secretariado
- 2 Anos de experiencia de trabalho como administradora/secretaria
- Experiencia em logística de viagens
- Domínio de língua portuguesa e conhecimentos básicos de inglês
- Domínio de computador (OS Microsoft Excel (forte), Word) na óptica do utilizador
Notas
- Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
- Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
Como se Candidatar
1. Documentação
- Carta de Apresentação
- Curriculum Vitae
2. Candidatura