Secretária de Direcção (m/f)

Funções

• Recepcionar visitantes, fornecer informações, atender pedidos, solicitações e chamadas telefónicas, anotar e transmitir recados, orientar e encaminhar os visitantes
• Elaborar correspondências, registar entradas e saídas das mesmas, controlar, triar, destinar e protocolar as correspondências tanto em formato físico e electrónico
• Organizar e garantir a validade dos documentos legais
• Criar lista com todos os modelos e templates, incluindo, nome e nr. de documento, nr. de revisto e datas
• Manter cópias digitais e físicas dos documentos padrões e dos contratos assinados
• Receber relatórios de diversos sectores
• Elaborar requisições em coordenação com os engenheiros, encarregados de obra e encaminhar ao Director de produção
• Agendar reuniões e elaborar as respectivas actas
• Administrar agenda pessoal dos gestores, colher assinaturas, marcar e cancelar compromissos definir ligações telefónicas
• Organizar eventos e viagens, pesquisando o local
• Organizar compras a serem efectuadas para escritório
• Receber, selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos
• Manter-se atualizado em relação às tendências e inovações tecnológicas de sua área de atuação e das necessidades do setor/departamento Verificar todo tipo de seguros aplicáveis nos projectos
• Controlar as datas de renovação dos seguros
• Controlar e manter actualizados os activos cobertos por cada seguro em vigor
• Efectuar e controlar os pagamentos dos seguros
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional

Requisitos

• Licenciatura em Administração Pública ou Curso de Secretariado executivo
• Inglês fluente escrito e falado
• Idade entre os 28 á 35 anos
• Carta de condução

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados