Supervisor de Armazém

Descrição

• A Médicos Sem Fronteiras é uma organização humanitária que foi criada em 1971, presente em Moçambique a mais de 30 anos. A MSF Bélgica é activa na área da prevenção e tratamento do HIV/SIDA a nível da Província de Sofala, incluindo cuidados primários de saúde, e de água e saneamento, em Cabo Delgado, tem actuado em acções de resposta a emergências resultantes de diversos factores
• Procura para a Missão em Moçambique um WAREHOUSE SUPERVISOR (Supervisor de Armazém) Local de trabalho: Palma (Cabo Delgado)

Objectivo

• Planeamento e supervisão da execução das actividades de Armazém e Gestão de Stocks no projecto ou capital de acordo com os protocolos e normas da MSF, a fim de garantir o óptimo funcionamento da missão
• Planeamento e supervisão da implementação diária de procedimentos e processos administrativos para o apuramento e transporte eficientes de bens médicos e não médicos na missão, de acordo com os protocolos, normas e procedimentos da MSF, a fim de assegurar o óptimo funcionamento da missão
• Realização de actividades de aquisição diárias num determinado gabinete de abastecimento (coordenação ou nível de projecto) de acordo com os protocolos e normas da MSF, a fim de garantir um melhor funcionamento da missão/projecto

Funções

Armazém

• Planeamento e supervisão no dia-a-dia das actividades de Armazém e Gestão de Stocks no projecto ou capital, garantindo o cumprimento das normas, protocolos e procedimentos da MSF. Estas actividades incluem, mas não se limitam ao seguinte:
• Gestão física e administrativa das existências médicas e não médicas em conjunto com o agente de fornecimento e os proprietários de acções e assumindo a responsabilidade pelo armazém e pelo seu conteúdo
• Garantindo que estão em vigor todas as ferramentas e procedimentos de gestão necessários para evitar rupturas de stock, perdas (caducidades, danos devidos a más condições de armazenamento, quebra de temperatura) e existências excedentárias. Verificação regular dos níveis de inventário (contagem física), mantendo os inventários actualizados e monitorizando o consumo
• Verificação, registo e organização dos bens recebidos e garantia da disponibilidade de uma vasta gama de itens para diversos projectos e departamentos (fornecimentos médicos, alimentos, peças sobressalentes, ferramentas, equipamentos, etc.)
• Garantindo que todos os itens estão bem organizados e correctamente armazenados de acordo com a sua especificidade, bem protegidos, totalmente identificados e facilmente acessíveis (limpeza, segurança, acesso, etc.)
• Supervisionar a equipa sob a sua responsabilidade, incluindo a definição e planeamento das tarefas de cada pessoa (supervisão diária e verificação da qualidade do seu trabalho); elaboração de horários de trabalho e organização e reuniões de equipa líderes
• Supervisionando, em estreita coordenação com o departamento de RH, os processos associados (recrutamento, formação/indução, avaliação, detecção potencial, desenvolvimento e comunicação) do pessoal sob a sua responsabilidade, a fim de garantir tanto o dimensionamento como a quantidade de conhecimentos necessários
• Realização de tarefas delegadas de acordo com a sua especialidade e conforme especificado na descrição do seu trabalho

Compras

• Realizando diariamente as actividades de aquisição de um gabinete de abastecimento, analisando as fontes de mercado e as condições de preços concorrenciais entre os diferentes fornecedores, a fim de assegurar um fornecimento contínuo de bens, seguindo os procedimentos de aquisição e de acordo com as normas e protocolos da MSF. Incluindo as seguintes actividades:
• Avaliando constantemente o mercado local, procurando produtos e fornecedores que ofereçam a melhor relação qualidade/preço e preços de negociação, a fim de garantir a melhor qualidade e preços para bens e mercadorias MSF
• Actualizar regularmente os dados de preço de produto do fornecedor no gabinete de fornecimento e informar o Supervisor de Fornecimento /Supervisor logístico de todas as informações ou alterações aos dados, ou seja, preço, endereço, itens disponíveis
• A pedido do gestor, obter diferentes cotações de fornecedores de acordo com a política de compra da MSF e colocando ordens de compra a fornecedores pré-seleccionados com os quais os preços tenham sido acordados
• Solicitando facturas ou recibos, sem demora, para todas as compras, verificando se estão correctamente preenchidas e traduzindo informações escritas em língua local antes da aprovação
• Gestão dos procedimentos administrativos e contabilísticos relacionados com compras: conclusão de ordens de compra, verificação de notas de entrega (contra encomendas), gestão de adiantamentos emitidos pelo Departamento de Finanças, etc. Actualização de informações sobre listas de compras após a realização de compras
• Assistência no processo de controlo da recepção com o armazenista
• Realização de tarefas delegadas de acordo com a sua actividade e conforme especificado na descrição do seu trabalho

Transportes

• Planeamento e supervisão das actividades e processos administrativos do dia-a-dia para garantir um funcionamento eficiente dos processos de transporte de bens médicos e não médicos para um serviço de abastecimento (coordenação ou projecto), garantindo o cumprimento das normas, protocolos e procedimentos da MSF. Estas actividades incluem, mas não se limitam ao seguinte:
• Verificar o contexto local e propor o melhor encaminhamento para o transporte local tendo em conta a natureza das mercadorias e o tempo com a participação de outras OCs, verificar possibilidades de transporte de carga com as outras secções. Organização de consultas regulares no mercado local de transportes (Road, Air...)
• Ser responsável pela recepção do frete
• Planeamento, priorização e organização do envio de bens adquiridos localmente e gestão de todos os documentos de administração conexos
• Comunicar com os clientes, priorizando o transporte de acordo com as suas necessidades. Coordenando e liderando a equipa sob a sua responsabilidade, incluindo os trabalhadores diários, definindo as tarefas de cada pessoa (supervisão diária e verificando a qualidade do seu trabalho); elaboração de horários de trabalho e organização e reuniões de equipa líderes
• Supervisionando, em estreita coordenação com o departamento de RH, os processos associados (recrutamento, formação/indução, avaliação, detecção potencial, desenvolvimento e comunicação) do pessoal sob a sua responsabilidade, a fim de garantir tanto o dimensionamento como a quantidade de conhecimentos necessários
• Realização de tarefas delegadas de acordo com a sua especialidade e conforme especificado na descrição do seu trabalho

Responsabilidades Específicas de Contexto

• O Supervisor do Armazém tem de ser responsável pela base de dados de fornecimento e pelo registo e arquivamento correctos da documentação do fornecimento, a fim de garantir a disponibilidade e a coerência dos dados de fornecimento

Requisitos

• Ensino secundário
• Conhecimento de TI
• Estudos desejáveis relacionados com a gestão do armazém
• Experiência como Gerente de Armazém e/ou experiência no departamento de Logística da MSF.
• Inglês/Português desejável

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
• Nenhuma transação monetária, nem pedidos de favores em espécie, nem outros tipos de favoritismo serão tolerados no processo de recrutamento. A MSF reserva-se o direito de recusar a contratação de um candidato que tenha se beneficiado de tais actos. Todas as demandas ilícitas desse tipo podem ser processadas por meio do sistema judiciário

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Apresentação
• Curriculum Vitae (com referências)
• Certificados e Diplomas
• Fotocópias de BI e NUIT

2. Candidatura

• Envie um email para msfocb-palma-recrutamento@brussels.msf.org para o escritório MSF em Palma (Casa Andique, na rua R762 – Palma) e indique o assunto "WAREHOUSE SUPERVISOR"
• Importante colocar no assunto do e-mail ou no envelope do CV como título WAREHOUSE SUPERVISOR