Supervisor do Movimento (Admin Transit)

Descrição

• Médicos Sem Fronteiras é uma organização humanitária que fornece ajuda médica de emergência operando em conformidade com sua Carta e as Leis Humanitárias Internacionais, criada em 1971. MSF está presente em Moçambique a mais de 40 anos. MSF é ativo na área da prevenção e do tratamento do HIV/SIDA ao nível na Província de Sofala, e cuidados primários e secundário de saúde e água e saneamento em Cabo Delgado. A MSF dispõe também da capacidade de reação a vários tipos de emergências. Procura com disponibilidade imediata para as suas actividades de assistência de a população deslocada, cuidados primários de saúde, água e saneamento
• MSF está presente em mais de 72 países, com cerca de 465 projectos em curso. Temos mais de 6,3 milhões de membros e parceiros em todo o mundo e 50 anos de experiência em acções médicas e humanitárias. O trabalho de MSF foi reconhecido com o Prémio Nobel da Paz em 1999
• Objectivo do Trabalho: Especialista administrativo responsável pela gestão da logística e da circulação do pessoal e dos processos relacionados, em conformidade com os procedimentos e normas de MSF e com a legislação local, a fim de assegurar o bom funcionamento das actividades da organização

Funções

• Juntamente com a sede, gerir os vistos, os bilhetes de avião e os processos correspondentes requeridos para a entrada e saída do país do pessoal internacional
• Coordenar com os projectos e a sede os movimentos do pessoal (nacional e internacional) e as formalidades administrativas relacionadas (passaportes, vistos, ajudas de custo diárias)
• Assegurar a ligação com os parceiros externos para se manter informado sobre as políticas e os procedimentos relacionados com as deslocalizações e os regulamentos de trabalho/entrada (imigração, ONU, companhias aéreas e outros)
• Ser responsável por todas as tarefas administrativas necessárias ao pessoal em trânsito na capital (incluindo transporte, reuniões de informação, questões financeiras e alojamento)
• Assegurar que os instrumentos relacionados com os transportes e as informações de contacto da Missão sejam actualizados e distribuídos regularmente (incluindo listas de deslocação e evacuação)
• Em estreita coordenação com o departamento de recursos humanos, planear e supervisionar os procedimentos conexos (recrutamento, formação/treino, avaliação, identificação de potencialidades, desenvolvimento e comunicação) do pessoal sob a sua responsabilidade (assistentes administrativos, pessoal de limpeza), a fim de melhorar as competências pessoais e garantir a especialização necessária
• Ser responsável pela preparação de ajudas de custo, modos de telecomunicação e atribuição de quartos, a fim de assegurar a gestão correta das pensões (mobiliário, limpeza, alimentação)
• Ser responsável pelo preenchimento dos documentos administrativos de acordo com as normas de MSF e a legislação local. Enviar atempadamente a documentação necessária à sede

Gestão do pessoal em trânsito

• Planear a gestão dos vistos com a devida antecedência
• Organizar os dossiers do pessoal internacional (diplomas, passaportes, vistos, cartões MSF, ordens de missão)
• Preparar e gerir a documentação para o registo e o pedido de prorrogação de vistos junto do serviço de Migração em Pemba
• Enviar a documentação necessária para o PTO e o escritório de Maputo para a gestão das cartas do INGD, acompanhar e comunicar quaisquer constrangimentos e dificuldades encontradas
• Assegurar a atualização contínua dos instrumentos de acompanhamento (tabela de movimentos, vistos/extensões, painéis de controlo)
• Atualizar e distribuir regularmente as informações de contacto da missão e as listas de movimentos e de evacuação
• Coordenar os movimentos do pessoal (local e internacional) e as formalidades administrativas conexas (passaportes, vistos, ajudas de custo) com os projectos e a sede
• Assegurar, em colaboração com o serviço de logística, que a todo o pessoal que chega e parte da capital seja atribuído um movimento para a sua transferência
• Assegurar atempadamente que todo o pessoal em trânsito dispõe de alojamento adequado (casa de expatriados ou hotel) e atualizar a lista de contactos de hotéis
• Gerir os horários das briefings do pessoal internacional e nacional em coordenação com os chefes de departamento
• Informar o pessoal internacional sobre os aspectos culturais e a gestão dos vistos
• Manter contactos externos com parceiros (Imigração, UNHAS) e comunicar actualizações sobre processos e procedimentos de vistos, actualizando continuamente a lista de contactos-chave
• Ser responsável por todas as tarefas administrativas necessárias para o pessoal em trânsito na capital (incluindo transporte, briefings, questões financeiras e alojamento)
• Preparar os pedidos de viagem e de ajudas de custo para o pessoal internacional e nacional
• Assegurar a gestão adequada do ficheiro sob a sua responsabilidade de acordo com as normas de MSF e a legislação local

Supervisão e Denvolvimento do Pessoal

• Efetuar pedidos de materiais de limpeza, artigos de papelaria e material de cafetaria, tendo em conta o consumo médio
• Planear e supervisionar a formação/indução, acompanhamento com ferramentas claras para o pessoal sob a sua responsabilidade (pessoal de limpeza)
• Dar orientações e procurar alternativas para reforçar as capacidades do pessoal e garantir o nível de desempenho exigido
• Organizar os ficheiros internacionais do pessoal (diplomas, passaportes, vistos, cartões MSF, ordem de missão)
• Assegurar o alojamento de todo o pessoal que se desloca (casa de expatriados ou hotel), atualizar a lista de contactos dos hotéis

Requisitos

• Educação Indispensável: Licenciatura em Administração ou estudos afins
• Experiência Pelo menos um ano de experiência em administração, gestão ou domínios afins
• Gestão de vistos, gestão de voos
• Idioma Imprescindível português
• Desejável: Inglês
• Conhecimentos básicos de informática (Word, Excel, Internet) (essencial)
• Políticas de migração

Benefícios

• Salário bruto baseado na escala interna salarial (Não negociável)
• 30 dias de férias anuais (calendário), 13° Salário (Pro-rata), seguro médico, Oportunidade de aceder a formações locais e internacionais e a opções de crescimento na carreira dentro da organização.
• Data de Início: Imediato
• Tipo de Contrato: Contrato determinado 3 meses com possibilidade de renovação
• Jornada de Trabalho: Tempo Inteiro

Notas

• Apenas candidatos pré-seleccionados serão contactados
• Indique a fonte desta vaga na sua candidatura: emprego.co.mz
• MSF é uma organização inclusiva e valoriza a diversidade, por isso encorajamos a candidatura de mulheres, pessoas com deficiência ou minorias étnicas, religiosas, etc.
• Nenhuma transação monetária, nem pedidos de favores em espécie, nem outros tipos de favoritismo serão tolerados no processo de recrutamento
• A MSF reserva-se o direito de recusar a contratação de um candidato, que tenha se beneficiado de tais actos. Todas as demandas ilícitas desse tipo, podem ser processadas por meio do sistema judiciário

Como se Candidatar

1. Documentação

• Carta de Motivação
• Curriculo Vitae
• Certificados de trabalho
• Carta de Referências

2. Candidatura

• Envie um email para msfe-cabodelgado-recrutamento-emerg@barcelona.msf.org e indique o assunto "Supervisor do Movimento (Admin Transit)"  ou encaminhe para o endereço sito MSF em Pemba (próximo ao IMAP), Mocimboa (Antiga UCM) e Mueda (Casa Azul, próximo ao BCI)