Updated on 18 January 2024
Summary
• Liderar a coordenação das funções administrativa com equipe do projecto; • Assistir o projecto na organização dos encontros e tele-conferências e outras actividades de coordenação assegurando a ornanização dos espaços dos encontros; • Estabelecer contactos por meio de cartas, email e telefone; • Agendar actividades internas e externas; • Elaborar actas, captação de informação chave, arquivo e distribuição de notas e informações relevantes dos encontros para a actualização das partes interessadas do projecto. • Organizar ficheiros físicos e eletrónicos assegurando a gestão correcta de documentação e fluxo de correspondência; • Assegurar em coordenação com a equipe da logística e finanças, o suporte do processo de aquisição de bens e serviços de outros meios de trabalho se necessário; • Assegurar o fluxo e partilha atempada da comunicação com colegas de outros departamentos e escritório e do campo, sempre que necessário; • Verificar o preenchimento correctodo logbook e check list de todas viaturas • Assegurar que as documentações das viaturas estejam dentro de validade (inspecção, seguros, manifestos, etc.) • Controlar as fichas de manutenção das viaturas • Organizar o arquivo físico dos processos de cada viatura • Efectuar a verificação diária das viaturas no que concerne a limpeza, disposição das ferramentas e equipamento de segurança • Realizar o registo de entrada de todos os bens patrimoniais • Coordenar a logística de viagens para o pessoal do projecto, consultores e outros, assistir e seguir os processos de fecho e relatórios de despesas de viagens; • Prestar apoio em tarefas básicas de Recursos Humanos como marcação de entrevista e outros; • Controlar os bens do projectos; • Controle de transporte, aquisição de combustível e actualização da mesma na base de dado; e • Coordenar todas as funções de apoio administrativo no campo quando